Kaip efektyviai surengti vaizdo konferencijas su užsienio klientais
Bendraujant su užsienio klientais, jų pasitikėjimo įgijimas yra esminis žingsnis. Interneto plius eroje, be apsilankymų svetainėje, internetinės vaizdo konferencijos tapo svarbiu komunikacijos kanalu. Namų valymo įrangos tiekėjams surengti vaizdo konferenciją su užsienio klientais nėra taip paprasta, kaip „atidaryti programinę įrangą ir kalbėtis“. Jei parengiamiesiems darbams nėra gerai-parengtas, tai gali lengvai sukelti klientų nepasitikėjimą -, ypač tokiais produktais kaip valymo įranga, kurią reikia „atidžiai apžiūrėti ir išsamiai aptarti“. Neefektyvi vaizdo konferencija ne tik eikvoja abiejų šalių laiką, bet ir gali lemti galimų užsakymų praradimą.
Remdamiesi savo ilgamete patirtimi aptarnaujant užsienio klientus, paaiškinsime, kaip efektyviai surengti vaizdo konferencijas trimis pagrindiniais etapais: pasirengimas-susitikimui, susitikimo procesas ir tolesnis-pasitikimas{2}}.
I. Pasiruošimas prieš susitikimą: iš anksto išspręskite galimas problemas, kad išvengtumėte trukdžių
Vaizdo konferencijos sklandumas 80% priklauso nuo pasiruošimo. Užsienio klientams labiausiai nepatinka „netikėtos problemos“ -, pvz., vėluojantis vaizdo įrašas, neaiškus garsas arba neparuoštos produktų demonstracijos. Dėl šių problemų klientai gali lengvai jaustis neprofesionaliai. Todėl tiekėjai turėtų atlikti šiuos parengiamuosius darbus bent prieš tris dienas.
(1) Patvirtinkite laiką ir priemones, kad užtikrintumėte patogumą abiem šalims
Pirmiausia nustatykite tinkamą susitikimo laiką. Kadangi užsienio klientai yra skirtingose laiko juostose, susitikimai neturėtų būti organizuojami vien pagal vietinį laiką. Aktyviai paklauskite kliento: "Koks laikas jums būtų patogus?" Tada, atsižvelgdami į savo komandos darbo valandas, suraskite laiką, kuris tinka abiem pusėms.
Pavyzdžiui, susitikdami su Vokietijos klientu rinkitės 15–17 val. Kinijos laiku (7–9 val. Vokietijoje), kai klientas tik pradeda savo dieną ir jūsų komandai nereikia dirbti viršvalandžių. Amerikietiškam klientui rinkitės 8–10 val. ryto Kinijos laiku (22–22 val. JAV), kai klientas nedirba, o jūsų komanda tik pradeda dieną. Patvirtinus aiškiai nurodykite laiko juostas el. laiškuose ir kalendoriaus kvietimuose, kad išvengtumėte painiavos.
Tada pasirinkite tinkamą konferencijų įrankį. Tarp dažniausiai naudojamų platformų „Zoom“ ir „Microsoft Teams“ tinka oficialiems susitikimams, o „WhatsApp“ vaizdo skambučiai idealiai tinka įprastesnėms diskusijoms. Kai kurie su Kinija susipažinę klientai gali teikti pirmenybę „Tencent Meeting“ arba „WeChat Video“. Iš anksto patvirtinkite kliento pageidaujamą platformą. Jei naudojate „Zoom“, iš anksto užsiregistruokite ir išbandykite savo paskyrą. Jei naudojate WhatsApp, įsitikinkite, kad jūsų telefono ir darbalaukio versijos veikia tinkamai, jūsų tinklas yra stabilus ir kad vaizdo, garso ir ekrano bendrinimas veikia sklandžiai.
(2) Paruoškite vaizdinę medžiagą, kad gaminys būtų aiškiai matomas
Valymo įrangayra fizinis produktas, todėl klientams tiesiog reikia pasakytimūsų grindų šveitiklisturi didelį valymo efektyvumą" neįtikina. Jie turi tai matyti. Kompiuteryje logiška tvarka paruoškite ir sutvarkykite toliau nurodytas medžiagas, kad susitikimo metu galėtumėte lengvai pristatyti:
Produkto nuotraukos ir vaizdo įrašai:Nufotografuokite išsamias įrangos - nuotraukas, įskaitant korpuso medžiagą, valdymo skydelį, šepečio diską ir nuotekų baką -, sutelkdami dėmesį į dalis, kurios greičiausiai rūpės klientams. Taip pat galite įrašyti trumpą (1–2 minučių) demonstracinį vaizdo įrašą, pvz., riebių grindų valymą šveitikliu, kuriame rodomas procesas nuo „nešvarių grindų“ iki „išvalytų“. Tai daug įtikinamiau nei tiesiog pasakymas „didelis valymo efektyvumas“.
Pritaikytas sprendimo dokumentas:Jei klientas paminėjo konkrečius reikalavimus, paruoškite paprastą pasiūlymą, kuriame būtų nurodyti jo poreikiai, jūsų sprendimai ir atitinkami produkto koregavimai.
Taip pat paruoškite adažniausiai užduodamų klausimų sąrašas (DUK)numato, ko klientai gali paklausti -, pavyzdžiui: „Ar įrangos įtampa gali atitikti mūsų vietinį standartą?“, „Kaip pakeisti sugedusią dalį?“ arba „Koks garantinis laikotarpis?“ Organizuokite aiškius atsakymus, kad nepamirštumėte ar nepateiktumėte netikslių atsakymų.
Pavyzdžiui, jei klientas klausia: „Ar galima pritaikyti Europos 230 V įtampai?“, galite iš karto atsakyti: „Taip, mūsų įranga palaiko platų 100–240 V įtampos diapazoną, o kištukus pritaikome pagal Europos F tipo standartą“. Taip pat galite parodyti paruoštą „Įtampos pritaikymo parametrų lentelę“.
II. Susitikimo procesas: sutelkite dėmesį į pagrindinius dalykus per 30 minučių, kad klientai įsitrauktų
Idealiu atveju vaizdo konferencijos turėtų trukti30-45 minutes- pakankamai ilgas, kad perteiktų pagrindinę informaciją, bet pakankamai trumpas, kad išlaikytų dėmesį.
(1) Įvadas (3 minutės): užmegzkite ryšį prieš aptardami verslą
Susitikimo pradžia iškart aptariant produktus gali jaustis staigiai. Verčiau pradėkite nuo draugiško pasisveikinimo, kad užmegztumėte ryšį. Galite pasakyti: „Kaip tau sekėsi pastaruoju metu? arba „Girdėjau, kad jūsų vietovėje oras buvo puikus - šiandien čia gana karšta“. Tai padeda pralaužti ledus prieš sklandžiai pereinant prie verslo:
"Šiandien norėčiau patvirtinti jūsų įrangos poreikius ir parodyti jums paruoštą pasiūlymą. Tai turėtų užtrukti apie 30 minučių - ar tai tinka jums?"
(2) Reikalavimo patvirtinimas (5 minutės): suderinkite poreikius, kad išvengtumėte nereikšmingų diskusijų
Skirkite apie penkias minutes patvirtindami kliento reikalavimus. Pavyzdžiui:
"Remiantis mūsų ankstesniu pranešimu, jums reikia trijų grindų šveitiklių maisto gamyklos dirbtuvėms su epoksidinėmis grindimis. Jie dirbs keturias valandas per dieną ir turi atitikti Europos CE sertifikatą -, ar tai teisinga? Ar yra kokių nors papildomų reikalavimų, kurių neaptarėme?"
Klientas gali atsakyti: „Taip, dar vienas dalykas, - grindys turi išdžiūti per 15 minučių po valymo, kad neslystų“. Nedelsdami atkreipkite dėmesį į tai ir būtinai atkreipkite dėmesį į tai pristatydami produktą.
(3) Produkto pristatymas (15 minučių): pabrėžkite tikslumą ir tinkamumą
Pristatydami produktą, susiekite kiekvieną funkciją su konkrečiais kliento poreikiais.
Pavyzdžiui, jei klientas yra amaisto gamykla, pabrėžkite higieną:
"Štai mūsų vandens rezervuaras -, jis sklandžiai suvirintas, nepaliekant tarpų, kur gali kauptis nešvarumai ar bakterijos. Tai užtikrina sanitarinio valymo procesą ir apsaugo nuo užteršimo."
Rodyti išsamias nuotraukas ir demonstracinį vaizdo įrašą.
Jei klientas minėjosiauri praėjimai, paryškinkite sulankstomą porankį:
„Šio šveitiklio porankis nusilenkia ir sumažina jo plotį iki 70 cm, todėl jis gali lengvai pereiti per 1 -metro pločio jūsų dirbtuvės praėjimą. Tada naudokite liniuotę, kad vizualiai parodytumėte plotį.
Pristatymo metu bendraukite su klientu užduodami tokius klausimus: „Ar ši funkcija atitinka jūsų poreikius?“. arba "Ar manote, kad šio pajėgumo pakanka?" sudominti juos, o ne tiesiog pateikti monologą.
Jei klientas klausia: „Kaip dažnai man reikia keisti šepetėlio diską?“, atsakykite:
"Įprastomis sąlygomis tai trunka apie šešis mėnesius. Du atsarginius šepečių diskus suteikiame nemokamai. Jei reikia daugiau, galite užsisakyti iš mūsų vietinio dalių sandėlio ir jie bus pristatyti per tris dienas." Tada parodykite atsarginių dalių nuotraukas ir sandėlio vietą.
(4) Klausimai ir atsakymai bei santrauka (7 minutės): išspręskite susirūpinimą keliančius klausimus ir paaiškinkite tolesnius veiksmus
Klausimų ir atsakymų sesijos metu kantriai klausykite ir tiksliai atsakykite. Jei nesate tikri dėl klausimo (pvz., „Kokie dokumentai reikalingi vietiniam muitinės įforminimui?“), nespėkite. Verčiau pasakykite: „Patvirtinsiu tai su mūsų logistikos komanda ir susisieksiu su jumis per valandą po susitikimo“ ir užsirašykite.
Išsprendę visus klausimus, apibendrinkite pagrindinius dalykus:
„Šiandien patvirtinome tris dalykus:
Trys grindų šveitikliai, atitinkantys maisto gamyklų higienos reikalavimus ir CE sertifikatą.
Pridėta 15 minučių džiovinimo funkcija.
Pasiūlymą ir citatą atsiųsime po susitikimo“.
Tada paaiškinkite tolesnius veiksmus:
"Pasiūlymą ir citatą atsiųsiu jums iki darbo dienos pabaigos. Jei peržiūrėję turite klausimų, kitą trečiadienį galime suplanuoti trumpą tolesnį-pasitikimą. Ar tai jums tinka?"
III. Po susitikimo: stebėkite per 24 valandas - Neleiskite klientui jūsų pamiršti
Susitikimas nesibaigia, kai baigiasi skambutis. Laiku atliekami tolesni veiksmai-rodo profesionalumą ir patikimumą.
Jei turite neatsakytų klausimų (pvz., muitinės dokumentų ar priedų kainos), per valandą atsiųskite atsiliepimą el. paštu:
"Dėl Jūsų minėtų muitinės formalumų dokumentų pateiksime komercinę sąskaitą faktūrą, pakuočių sąrašą, CE sertifikatą. Priedo kainos pridedamos prie pasiūlymo."
Sutvarkykite ir išsiųskitesusitikimo užrašai, pasiūlymas, nuotraukos / vaizdo įrašai ir citatatą pačią dieną. Naudokite aiškią el. pašto temą, pvz.:
„Pasiūlymas dėl [3 maisto gamyklų grindų šveitimo mašinų] + pasiūlymas – jūsų įmonės pavadinimas“.
El. laiško tekste trumpai apibendrinkite susitikimo turinį ir kitus veiksmus.
Išvada
Namų valymo įrangos tiekėjams efektyvi vaizdo konferencija yra apieproblemų sprendimas iš kliento perspektyvos:
Paskirstykite laiką ir įrankius pagal kliento poreikius.
Pristatykite pritaikytus gaminius, kurie įkvepia pasitikėjimo.
Nedelsdami imkitės tolesnių veiksmų, kad parodytumėte patikimumą.
Nereikia įmantrių žodžių, - tiesiog sutelkite dėmesį į detales, kurios leidžia klientui pajusti jūsų profesionalumą ir atsidavimą. Tokiu būdu vaizdo konferencijos gali veiksmingai suderinti abiejų šalių poreikius ir sukurti tvirtą bendradarbiavimo pagrindą. Juk užsienio klientai, renkantis tiekėjus, žiūri ne tik į produktus -, bet ir svarsto, ar bus naudinga dirbti su jumisbe vargo-.
